Factura Electrónica simplifica procesos administrativos
Fuente: Revista InfoWorld México
6 de julio de 2005 |
Foto tomada por Adrián García.
Propiedad de InfoWorld México |
Hasta hace poco se discutía la posibilidad de dejar fuera el papel en las empresas, los fabricantes de impresoras veían remota esta idea, no obstante hemos observado una fuerte tendencia en el tema de la factura electrónica, que puede significar no solo la optimización del uso del papel, sino la eficiencia en los procesos administrativos y operativos de las empresas.
Hasta hace poco se discutía la posibilidad de dejar fuera el papel en las empresas, los fabricantes de impresoras veían remota esta idea, no obstante hemos observado una fuerte tendencia en el tema de la factura electrónica, que puede significar no solo la optimización del uso del papel, sino la eficiencia en los procesos administrativos y operativos de las empresas.
Empecemos por el principio: ¿Qué es factura electrónica? El SAT lo define como la representación digital de un tipo de Comprobante Fiscal Digital (CFD, mecanismo de comprobación fiscal que se incorpora a los esquemas tradicionales existentes, cuya particularidad es el uso de las tecnologías de la información para la generación, envío y resguardo de los documentos fiscales) que utiliza los estándares definidos por el SAT (RMF "Anexo 20") en cuanto forma y contenido para contar con validez fiscal, garantizando la integridad (para que la información contenida en el mensaje queda protegida), autenticidad (permite verificar la identidad del emisor y el receptor del CFD) y no repudio del documento (el emisor que selle digitalmente un CFD no podrá negar la generación de comprobante).
A decir de Lourdes Sánchez de la Vega , directora general de la AMECE (Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico), la factura electrónica es uno de los documentos que utilizan las empresas para intercambiar información que les permita cerrar la compra, la venta, el pago y la recepción de la mercancía, de manera más rápida y eficaz.
La diferencia entre factura en papel y electrónica es que ambas facturas tienen los mismos efectos y alcances, sin embargo, las facturas electrónicas cuentan con elementos de seguridad superiores a las tradicionales. Otra diferencia importante es la versatilidad, ya que a diferencia de las facturas en papel, las facturas electrónicas son creadas, enviadas y almacenadas por medios electrónicos y se pueden imprimir en caso de que así se requiera.
En palabras de Luis F. Sánchez, director general de Indicium, los ahorros que puede tener una empresa al decidirse por implementar un proceso de factura electrónica son del 1% e sus ventas anuales.
Otros de los beneficios de la factura electrónica son principalmente:
Incremento en la productividad:
• Reducción de tiempos en procesos administrativos.
• Rapidez y seguridad en el intercambio de información.
• Agilidad en la recepción de mercancía.
• Mejor servicio al cliente.
Ahorro en costos administrativos y de oficina:
• Reducción en volumen de papeleo, correo, fax y otros gastos fijos.
• Mejor utilización de espacios físicos.
• Evita captura reiterativa de la información.
• Reducción de tiempos de edición y remisión.
• Menor cantidad de disputas por facturación. Reducción en tiempos operativos:
• Ciclo de resurtido y facturación.
• Generación de facturas.
Adicionalmente, una vez que las empresas comiencen a operar con documentos electrónicos, se verán incentivadas a integrar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa.
¿Suena bien? No obstante, pese a las grandes ventajas que en primera instancia ofrece la factura electrónica, la realidad es distinta, ya que en nuestro país, aunque hay mucho interés, la adopción sigue siendo incipiente, pues a decir de Alejandro Floreán, gerente del Programa de Investigación de TI y Mercados Verticales de IDC México, no hay muchos números todavía, debido primordialmente a dos principales factores: el primero es que la factura electrónica no es obligatoria; el segundo es que la mayoría de las empresas perciben a la factura electrónica como una forma más de que el gobierno los mantenga controlados en cuanto a recaudación de impuestos, "todavía no consideran como factor predominante de adopción a los beneficios que trae consigo el ahorro de papel, y todo lo referente a la elaboración de facturas como lo es enviar, corregir, almacenar y administrar sus facturas".
Por su parte, Luis Felipe Sánchez, de Indicium coincidió con esta postura y añadió que aún con el gran atractivo que ofrece -sobre todo en ahorro de costos- la factura electrónica, es un gran cambio para las empresas, y los cambios ofrecen cierto tipo de resistencia.
"Parece simple el decir que ya no van a recibir una factura física sino un documento electrónico que les avisará de su embarque y la factura tendrá que viajar también electrónicamente. Las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, el almacén, requieren una redefinición, ya que darle seguimiento a un documento que de entrada no se toca y no se sella, no se engrapa, no se envía físicamente, no se perfora, no se anexa a una póliza y que no se archiva en una carpeta verde, puede parecer complicado para los empleados, entonces donde estamos viendo el principal reto para las empresas es la parte operativa", aseguró Lourdes Sánchez.
Las excepciones
Pero no todo es miel sobre hojuelas, pues según la ejecutiva de la AMECE , existen todavía algunos detalles que corregir a la hora de poner en práctica un proyecto de factura electrónica:
"Cuando una empresa se promulga como una compañía que quiere facturar electrónicamente debe informarle a la autoridad porque tiene que generar un certificado con una firma y con ello solicitar los folios correspondientes para generar una factura, y que lleve una contabilidad automáizada o electrónica, en el momento en el que le informa lo que dice la regla general de operación es que tiene un plazo para dejar sus facturas en papel, es decir las empresas tienen sus blocks para generar una serie y le dan otra serie, entonces esa parte es simultánea o híbrida, y tienen un periodo muy corto para generarla, lo que las empresas dicen es que no se ponga una fecha, sino plazos, pero como están en pruebas tampoco es muy urgente, además de que por ejemplo no es el mismo plazo que te pide un corporativo, que una empresa pequeña con un acceso a una máquina, y ahí es un detalle que tenemos que trabajar.
La segunda excepción, es la administración del proceso de facturación al pie de cañón, esto significa que no se va a facturar hasta que no entregue la mercancía, tal es el caso de las botaneras, cigarreras y panaderas, que son empresas que van y recogen productos y en ese momento generan una factura, la regla general dice que la factura tiene que ser simultánea a la afectación contable, ¿pero cómo hacerlo? las empresas saben que van a hacer inversiones para poderse conectar... Hasta que no haya una masa crítica suficiente para que tengan una rentabilidad, lo podrán hacer.
Son detallitos pero si este tipo de empresas empiezan a generar facturas por volúmenes mensuales y no por lo que están entregando y hay otro tipo de documentos como una nota de remisión que puedan garantizar lo que entregan y no les afectan estas impresiones porque tienen que hacer cambios importantes para generar una factura electrónica, entonces ese el tipo de detalles que todavía que hay que corregir".
Las oportunidades
Si bien a pesar de los retos que enfrenta hoy en día la factura electrónica, algunos sectores ya han comenzado a ver una gran oportunidad de reducir sus costos mediante un esquema de este tipo, tal es el caso de las empresas de retail, donde existe un pronunciamiento muy interesante por parte de las cadenas de autoservicio como por ejemplo Wall Mart, Soriana, Comercial Mexicana, Chedraui, los fabricantes automotrices como Nissan y WV, y las paraestatales CFE y PEMEX, además de las farmacéuticas, quienes ya se pronunciaron a favor de la factura electrónica.
"El principal detonante será cuando estas empresas decidan adoptarla, forzosamente obligarán a su cadena de suministro y proveedores a que si quieren seguirles surtiendo productos tendrán también que subirse a ese mismo tren", afirmó Luis Felipe Sánchez, de Indicium.
Por su parte, Lourdes Sánchez, de AMECE, añadió que actualmente existen cerca de 20 y 30empresas de todos los sectores, que ya están preparándose para emitir facturas lectrónicas, y una vez que lo prueban y ven que pueden tener los mismos controles y que no pasa nada, la adopción es más sencilla.
"Pronosticamos que después haya una mayor apertura a esta tendencia, que las empresas vean que ya no es necesario que tengan los sistemas anteriores, y una vez que las operaciones se estabilizan comienza un cambio verdadero para que el negocio pueda de verdad llevar sus transacciones de forma electrónica, estamos justo en ese paso".
La segunda oportunidad está sin duda en el sector gobierno, el gran consumidor por excelencia. Actualmente no se han logrado acercamientos importantes, pero tanto Indicium como la AMECE no descartan que en el corto plazo, haya anuncios importantes en este segmento.
La tercera oportunidad, y tal vez la más importante de todas las anteriores es que la factura electrónica está abriendo una oportunidad para que las empresas puedan tener un mayor control del manejo de sus documentos, pues a decir de Luis Felipe Sánchez, de Indicium, "cuando hacemos ver al cliente que esta es la oportunidad para adoptar una solución de factura electrónica (la cual está inmersa en un proyecto de manejo de documentos) les interesa, sin embargo se alarga más el proceso de decisión porque si el cliente pensaba gastar lo en una transacción EDI, ahora tienen que gastar 15 en una solución de manejo de documentos.
A esta tecnología Gartner la identifica como EDMS (Enterprise Document Management System) y en México pocas empresas lo tienen implementado, y aquí existe mucha área de oportunidad. Esta tecnología la podemos resumir en un solo concepto: convertir lo que hay en cajas de papel, a un servidor que se le conoce como servidor de documentos, si tu analizas la red del 99% de las empresas en México vas a encontrar un servidor de ERP, uno de Web, de correo... muchos servidores, pero si buscas un servidor de documentos no lo vas a encontrar, hay puras cajas de papel porque la ley te obliga a guardarlas por cierto tiempo, las áreas de sistemas han estado ocupadas desde el proyecto del año 2000, nuevas versiones de ERP, CRM, BI, estas han ido sus prioridades, EDMS no le duele al área de sistemas pero le duele al área de finanzas y ventas de una compañía, y en este contexto la factura electrónica es un gran paso para iniciar EDMS, de hecho es el primer paso".
Apotex, una dosis de factura electrónica Como parte de una estrategia de automatización de sus procesos administrativos, además de la oportunidad de que su empresa se conociera más, Apotex, proveedor de medicamentos genéricos de rigen canadiense y con representación en nuestro país, decidió inyectarse una dosis de factura electrónica.
A decir de Julio C. Flores, gerente de Sistemas de Apotex, "desde hace cuatro años ya traíamos la solución, pues empezamos a trabajar con SAP R3 y sacamos nuestro permiso de autoimpresión con la Secretaría de Hacienda, y en 2003 nuestro proveedor Indicium nos dijo que ya tenía representación para comercializar un nuevo software para el manejo integral de documentos que incluía la solución de factura electrónica.
Poco después pedimos un acercamiento más con el proveedor y empezamos con el proyecto. Decidimos enfocarnos en el área de ingresos, como un plan para automatizar la cadena de abasto y suministro, y haciendo un buen análisis de estos procesos tuvimos que establecer la estrategia de si seríamos emisores o receptores, y optamos por la primer opción".
Después se establecieron siete factores críticos para llevar a cabo dicho proyecto: i) Análisis de la infraestructura de TI para asegurarse, de que contaban con los elementos necesarios para implementar factura electrónica; 2) Elementos de enlaces en oficinas centrales y que haya esos enlaces de comunicación para hacer eficiente el envío de la factura electrónica; 3) Procesos, ver el esquema tradicional y analizar cómo funcionaría la documentación electrónica en cada una de las áreas involucradas; 4) La parte fiscal y legal, checar que estuvieran bajo el régimen adecuado; 5) Llevar a cabo todos los trámites necesarios para obtener la FEA , certificados, sellos digitales, folios, elementos que dan autenticidad a la factura electrónica; 6) Recursos humanos, ver los posibles problemas y demandas tanto de los empleados como de los clientes; 7) Analizar la solución que les convertiría en realidad el sueño de la factura electrónica.
Una vez que implementaron la solución, se lograron ahorros de 76% en papelerías y consumibles, ya que por cada factura se imprimían 7 copias; almacenamiento un ahorro del l00% emisión del documento en papelería go por ciento de ahorro; ahorros de costos de distribución y envío del 9o%. En cuanto al ahorro de los costos de emisión por factura se ahorró en 75% lo que representa cerca de 60o mil pesos.
En dicho proyecto se invirtieron 65 mil dólares, que incluyó las licencias del software, consultoría externa, costos internos de desarrollo, tiempo de la gene que se dedicó a esto, adecuaciones en la infraestructura de TI, inversión de servidor que hará las veces de bóveda electrónica, las configuraciones, diseño de formatos de los comprobantes fiscales y la migración de algunos documentos electrónicos que ya tenían hacia esta nueva solución.
Pero, ¿qué los impulsó a ser uno de los primeros actores en factura electrónica? A(o que el ejecutivo contestó: "uno de los motivos fue que en algún momento nuestros socios comerciales nos lo iban a pedir, tal como se hizo con el código de barras y queríamos estar preparados para ello".
Julio C. Flores, añadió que en una primera etapa se seguirá imprimiendo el original de la factura para el cliente para después dejarlo de hacer, y en una segunda etapa es estar eventualmente preparados también para recibir acturas electrónicas en formato XML (recordemos que Apotex se encuentra como emisor). simismo se buscará la forma de imprimir menos en otras aras por ejemplo en la emisión del comprobante de pago de os empleados (nómina), que también se enviará por e-mail. e los principales problemas a los que Julio Flores se enfrentó con este proyecto fue la resistencia al cambio, "algo valioso para compartir a las empresas que se decidan por este tipo de proyectos es que tienen que cuidar mucho la arte de administración del cambio tanto internamente (con empleados) como externamente (con clientes), a veces pensamos que por ser un proyecto de la misma empresa lo van a aceptar rápidamente y la verdad es que no sucede así, por ello sugiero que hay que involucrarlos en el proyecto desde el principio".
Actualmente Apotex evalúa la posibilidad de implementar un sistema de BI, para mejorar al toma de decisiones. "No hay que ver al área de TI como meramente tecnológica, la TI tendrá valoren la medida en que ayuden al negocio a seguir siendo negocio", concluyó el directivo.
